Vertragsverwaltung

Verträge |

Verwalten Sie Ihre Verträge einfach und individuell.

Dashboard

Auf einem übersichtlichen Dashboard können Sie sich die wichtigsten Informationen Ihrer Verträge anzeigen lassen. Hier sehen Sie u.a. welche Verträge verlängert und kündigen werden können. Verträge die noch nicht zugewiesen wurden, Standorte, allgemeine Vertragsübersichten mit Gesamtmengen uvm. können Sie der Vertragsverwaltung und dem Dashboard entnehmen. Die angezeigten Informationen und deren Anordnung auf dem Dashboard lassen sich pro User individuell einstellen.

Suche & Filter

In der Suchleiste kann man u.a. nach Namen, Telefon- und Vertragsnummern suchen. Der Filter bietet viele Möglichkeiten, sodass man verschiedene Daten angeben kann nach denen gefiltert werden sollen. Suche und Filter lassen sich individuell anpassen und somit auf Ihr Unternehmen zuschneiden. Ein wichtiges Feature ist auch die Nachverfolgung von Änderungen, dazu bietet die Software eine ausgedehnte Historie an, die alle Änderungen an einem Vertrag aufzeichnet und den User nachvollziehen lässt woher Änderungen kommen. Die Änderung kann z.B. durch einen Kollegen geschehen sein, aber auch durch einen automatischen Kostenimport.

Import & Export

Die Verträge können z.B. in Excel bearbeitet und in die Vertragsverwaltung importiert werden. Grundsätzlich lassen sich alle Verträge importieren und exportieren. Auch ist es möglich den Kunden Stammdaten Export direkt ins System zu importieren und so die Ersteinrichtung zu verkürzen.

Mitarbeiterverwaltung

Kunden können eigene Mitarbeiter verwalten und diese unterteilen in Admin, Nutzer und Passiver Nutzer.

Organisationen

Kunden können für die eigene Organisation Verwaltungsansichten erstellen (Standorte, Hardware uvm.)

Individuelle Zuordnung

Verträge und Hardware können individuell den erstellten Entitäten zugeordnet und ausgewertet werden.

Funktionsumfang

Partner und Kunden haben den gleichen Funktionsumfang. Partner können auch auf die Funktionen der Kunden zugreifen.

OnBoarding

Neue Kunden und Partner können mit einem individuell generierten OnBoarding Link eingeladen werden.

Cloud

Die Cloud Variante ist auch für Ihre Endkunden käuflich zu erwerben und bietet ein individuelles Design.

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Abrechnung

Mit der Software lassen sich auch Rechnungen und Provisionsabrechnungen erstellen und an die beteiligten Parteien zustellen. Die Nutzung wird pro Monatszyklus berechnet und aktive Module oder auch Speicherplatz werden Nutzungsabhängig berechnet. Dazu braucht es einiges an Stammdaten wie Preislisten, Produkte/Module, Steuersätze, etc. Diese können in der Software erstellt, verwaltet und auch den Partnern und Kunden zugeordnet werden. Zum Abschluss werden für die Buchhaltung passend aufbereitete SEPA Listen erzeugt und übertragen.

Dieses Feature steht nur dem Plattformbetreiber zur Verfügung.

Reporting

Um einen einfachen Überblick über diverse Kennzahlen zu erhalten, bietet die Software unterschiedliche Report Typen an. Der Zeitraum der zu berücksichtigenden Daten ist frei wählbar und bezieht auch historische Daten mit ein, wenn z.B. Verträge zwischen Kostenstellen wandern.

Reporting Modul

Besonders praktisch ist die Funktion, dass Rechnungen automatisch über Schnittstellen, welche von den Anbietern bereitgestellt werden, ins System importiert werden. Das Reporting Modul verarbeitet dabei die Kostenwerte, u.a. aus den Rechnungen, und wertet diese dann aus. Abschließend werden diese Werte als Grafik und Tabellen aufbereitet und im System zur Verfügung gestellt. Alternativ kann man sich die Reporte auch per E-Mail zusenden lassen. Dafür können verschiedene Zeitpläne hinterlegt werden. Die Rechnungen können zusätzlich zur automatischen Verarbeitung auch aus dem System heruntergeladen und unverändert in bestehende Workflows imntegriert werden.

Reporting+

Reporting+ ist eine Erweiterung der Basisfunktionen. Diese enthält eine umfangreiche Filterfunktion, die es dem User ermöglicht, querverlinkte Informationen wie Standorte, Kostenstellen, Vertragsarten, Kostenarten, User, Verträge, Rechnungen, Abteilungen, TK Anbieter und Kosten in Euro zu erstellen und auch als neue Report Art zu hinterlegen. Diese Reports können dann mit anderen Kollegen geteilt werden. Reporte werden zusätzlich auch als PDF oder Excel Dateien bereitgestellt. Exportierte Reporte können per E-Mail versendet und auch konfiguriert werden. Der Versand erfolgt automatisch nach einem definierten Zeitplan.

Dokumente

Die Vertragsverwaltung bietet Kunden einen einfachen Weg Dokumente kontextbezogen in der Software zu verwalten. Dokumente können somit allen Verträgen, Hardware, Standorten, Abteilungen und Kostenstellen zugewiesen werden.

Alerts

Kostenkennzahlen einzeln zu prüfen ist zeitaufwändig. Die Software bietet deshalb mit dem Modul Alerts eine Möglichkeit, die Prüfungen zu automatisieren und als Überwachung laufen zu lassen. Bei neuen Daten werden die User somit automatisch benachrichtigt. (z.B. bei Änderungen des Kosten-Imports)

Tickets

Tickets können von Endkunden kontextbezogen erstellt werden und bieten den eigenen Support Mitarbeiter die Möglichkeit, sich schnell ein Bild des Problems zu machen. Die automatische E-Mail Benachrichtigung bezieht den Kunden in die Problemlösung mit ein und hält ihn so auf dem Laufenden. Historie und Dokumente stehen dem Endkunden ebenfalls zur Verfügung.

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